Ratkaiseeko kirjanpito-ohjelman vaihtaminen kuittiongelman?
Ei ratkaise. Kuittien käsittelyn helppous ei riipu ohjelmistosta vaan siitä, montako askelta kuitilla on matkalla kortista kirjanpitoon. Jos reittiä ei rakenneta uudelleen, sama ongelma siirtyy uuteen järjestelmään mukana.
Tämä on yksi yleisimmistä syistä, joilla yritys vaihtaa taloushallinto-ohjelmaa, ja yksi yleisimmistä pettymyksistä puoli vuotta myöhemmin.
Miksi uusi ohjelmisto ei korjaa mitään?
Kuitti katoaa harvoin ohjelmiston takia. Se katoaa siksi, että sen matkalla on liikaa vaiheita ja jokainen vaihe on ihmisen muistin varassa.
Tyypillinen reitti näyttää tältä: joku maksaa yrityskortilla, ottaa kuitin taskuun, muistaa illalla kuvata sen, lataa sen kuittipalveluun, ja kirjanpitäjä yhdistää sen myöhemmin tiliotteen tapahtumaan. Viisi vaihetta, joista neljä riippuu siitä että ihminen muistaa.
Kun ohjelmisto vaihdetaan, vaiheet pysyvät samana. Vain viimeinen laatikko on eri väriltään.
Kolme merkkiä siitä, että vika ei ole ohjelmassa
Kolme merkkiä siitä, että kyse on prosessista eikä järjestelmästä:
Kuitteja kerätään jälkikäteen. Jos kuukauden lopussa joudutaan selvittämään mitä jokin korttiostos oli, kuitti ei ole tullut ostohetkellä.
Selvittelytilille kertyy tapahtumia. Ne ovat maksuja, joille ei ole löytynyt tositetta. Mitä enemmän niitä on, sitä pidemmällä reitti on rikki.
Sama keskustelu toistuu joka kuukausi. Jos kirjanpitäjä kysyy samoja kuitteja kuukaudesta toiseen, kyse ei ole yksittäisestä unohduksesta.
Kaksi askelta viiden sijaan
Askelten määrän vähentäminen, ei ohjelmiston vaihto.
Toimiva reitti on tällainen: kuitti kuvataan ostohetkellä puhelimella suoraan taloushallintojärjestelmään, ja järjestelmä yhdistää sen korttitapahtumaan automaattisesti. Kaksi vaihetta, joista toinen tapahtuu automaattisesti.
Tämä onnistuu useimmilla nykyaikaisilla järjestelmillä. Ratkaiseva asia ei siis ole se, mikä järjestelmä valitaan, vaan se että reitti rakennetaan kerran kunnolla ja kaikki alkavat käyttää sitä samalla tavalla.
Käytännössä se tarkoittaa kolmea päätöstä: kuka kortteja käyttää, millä sovelluksella kuitit lähtevät, ja mikä on takaraja johon mennessä ne ovat perillä.
Milloin vaihto sitten kannattaa?
Silloin kun nykyinen järjestelmä ei taivu siihen reittiin, jonka haluat rakentaa. Se on eri kysymys kuin "kuitit katoavat", ja se kannattaa selvittää ennen vaihtoa, ei sen jälkeen.
Jos harkitset vaihtoa, kysy myyjältä yksi asia: montako vaihetta kuitilla on teidän järjestelmässänne ostosta kirjanpitoon. Jos vastaus on enemmän kuin kaksi, ongelma tulee mukana.
Lyhyesti
- Kuittiongelma on prosessiongelma, ei järjestelmäongelma
- Mittari on askelten määrä kortista kirjanpitoon
- Jos reittiä ei rakenneta uudelleen, vaihto ei muuta mitään
- Vaihto kannattaa vasta kun nykyinen järjestelmä estää paremman reitin
Lue seuraavaksi
Mikä tekee kirjanpidosta kallista? Viisi asiaa, joista kuittireitti on yksi.
Milloin tarvitset OSS:n EU-myynnissä? Jos myyntikanavia on useita, tämä tulee ennen pitkää vastaan.
Kaikki artikkelit: Kirjanpito, selitettynä yrittäjälle
Haluatko tietää mitä kirjanpito maksaisi teidän tilanteessanne? Katso mistä hinta muodostuu.
Päivitetty: 1.9.2026