Tilitoimisto Rock on vastuullinen taloushallinnon kumppani, joka huolehtii asiakkaidensa, yhteistyökumppaneidensa ja työntekijöidensä henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä. Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muuta soveltuvaa tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaa lainsäädäntöä.

Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti, turvallisesti ja vain ennalta määriteltyihin, lainmukaisiin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, lakiin, suostumukseen tai muuhun asialliseen yhteyteen.

Tilitoimisto Rockissa henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne työntekijät, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Käyttäessämme ulkoisia palveluntarjoajia, kuten taloushallinnon ohjelmistoja tai viestintäalustoja, varmistamme myös heidän tietosuojakäytäntönsä ja vastuumme käsittelijänä. Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman lakiin perustuvaa tai asiakkaan erikseen antamaa lupaa.

Alta löydät rekisterikohtaiset tietosuojaselosteet, joissa kerromme tarkemmin, mitä tietoja käsittelemme eri tilanteissa, mihin tarkoitukseen ja kuinka pitkään. Kaikki tietosuojaselosteet koskevat tilanteita, joissa Tilitoimisto Rock toimii rekisterinpitäjänä.

Jos sinulla on kysymyksiä tietosuojaan liittyen, voit olla meihin yhteydessä osoitteeseen myynti@tilitoimistorock.fi. Kiitos luottamuksestasi.

Tietosuojaseloste-Asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä
Tilitoimisto Rock Oy
Fredrikinkatu 55, 00100 Helsinki
myynti@tilitoimistorock.fi
040 7222280 (Katja Koski)

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Asiakasrekisterin tarkoituksena on Tilitoimisto Rockin asiakassuhteiden hoitaminen, taloushallintopalveluiden tuottaminen, asiakasviestintä ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esimerkiksi kirjanpitolain ja verolainsäädännön perusteella).

Mitä tietoja rekisterissä käsitellään?

Asiakasrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• Asiakasyrityksen nimi ja Y-tunnus

• Yhteyshenkilöiden nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

• Laskutus- ja maksutiedot

• Asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta

• Sopimustiedot ja tilatut palvelut

• Mahdolliset yhteydenotot ja muistiot

Mihin käsittely perustuu?

• Sopimukseen asiakkaan ja Tilitoimisto Rockin välillä

• Lainsäädäntöön, erityisesti kirjanpito- ja verolakeihin

• Oikeutettuun etuun, kuten asiakaspalautteiden ja reklamaatioiden käsittelyyn

Mistä tiedot saadaan?

• Suoraan asiakkaalta (esim. verkkolomakkeet, sähköposti)

• Asiakkaan edustajilta suullisesti tai kirjallisesti

• Yritystietojärjestelmistä (esim. YTJ tai PRH)

Kenelle tietoja luovutetaan?

Asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman asiakkaan suostumusta tai lakiin perustuvaa velvoitetta. Henkilötietoja voidaan kuitenkin käsitellä Tilitoimisto Rockin valtuuttamien alihankkijoiden teknisissä järjestelmissä, kuten:

• Koho Sales Oy (asiakkuudenhallinta)

• Netvisor, Procountor tai vastaava (kirjanpito)

• Microsoft / Google (sähköposti- ja tiedostopalvelut)

• IT-tuki ja pilvipalvelujen tarjoajat, joiden kanssa on henkilötietojen käsittelysopimus

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia (esim. EU:n vakiosopimuslausekkeet).

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

• Sopimustiedot ja asiakkuuteen liittyvä aineisto säilytetään vähintään 6 vuotta kirjanpitolain mukaisesti

• Asiakasrekisteritiedot säilytetään asiakkuuden ajan ja enintään 2 vuotta sen päättymisen jälkeen, ellei lakisääteinen velvoite edellytä pidempää säilytystä

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• Pyytää pääsyä sinua koskeviin tietoihin

• Pyytää virheellisten tietojen oikaisua

• Pyytää tietojen poistamista, jos niiden säilyttämiselle ei ole perustetta

• Vastustaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa

• Pyytää tietojen siirtoa toiselle palveluntarjoajalle

• Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Pyynnöt voit lähettää osoitteeseen: katja.koski@tilitoimistorock.fi
Vastaamme 30 päivän kuluessa ja varmistamme tarvittaessa henkilöllisyytesi ennen tietojen luovutusta.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterin tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu teknisin ja organisatorisin toimenpitein:

• Käyttöoikeudet rajattu vain tehtäviin liittyville henkilöille

• Käytössä salatut yhteydet ja salasanasuojaus

• Tietoturvakäytännöt tarkistetaan säännöllisesti

Tietosuojaseloste –
Myynti- ja markkinointirekisteri

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Myynti- ja markkinointirekisterin tarkoituksena on Tilitoimisto Rockin palveluiden markkinointi, uusasiakashankinta sekä olemassa olevien asiakkaiden informointi ajankohtaisista asioista.

Rekisteriin voidaan kerätä myös tapahtumailmoittautumisia, tarjouspyyntöjä tai sähköpostilistalle liittymisiä.

Mitä tietoja rekisterissä käsitellään?

• Etunimi ja sukunimi

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero (jos ilmoitettu)

• Organisaation nimi ja tehtävänimike

• Kiinnostuksen kohteet (esim. palvelut, tapahtumat)

• Viestinnän historia (esim. uutiskirjeen avaukset)

Mihin käsittely perustuu?

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• Suostumukseen, kun henkilö liittyy sähköpostilistalle tai ilmoittautuu tapahtumaan

• Oikeutettuun etuun, kun tiedot saadaan osana myynnillistä yhteydenottoa tai asiakassuhteen kautta

Mistä tiedot saadaan?

• Sähköpostilistalle liittymisen yhteydessä (esim. verkkolomake)

• Tapahtumailmoittautumisen tai tarjouspyynnön yhteydessä

• Julkisista lähteistä (esim. yritysten verkkosivut, LinkedIn)

• Suoraan rekisteröidyltä (esim. asiakastapaaminen)

Kenelle tietoja luovutetaan?

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta. Tietoja voidaan käsitellä teknisesti seuraavissa palveluissa:

• HubSpot ja Fathom (markkinoinnin automaatio ja CRM)

• Typeform (lomakevastaukset)

• Mailchimp tai muu sähköpostipalvelu

• Google Workspace / Microsoft 365 (sähköposti ja kalenteri)

Tietoja ei siirretä EU-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia (kuten vakiosopimuslausekkeet).

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

• Uutiskirjeen tilaajat: kunnes henkilö peruuttaa suostumuksensa

• Tapahtumien osallistujat: enintään 12 kuukautta tapahtuman jälkeen

• Liidit ja yhteydenottopyynnöt: 6kk viimeisestä yhteydenpidosta, ellei suhde muutu asiakkuudeksi

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• Tarkistaa ja saada kopio sinusta tallennetuista tiedoista

• Pyytää virheellisten tietojen korjaamista

• Vastustaa tietojesi käsittelyä markkinointitarkoituksissa

• Peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa

• Pyytää tietojen poistamista

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä sähköpostitse: myynti@tilitoimistorock.fi

Henkilötietojen suojaus

Markkinointirekisterin tiedot säilytetään järjestelmissä, joissa on:

• Pääsynhallinta ja käyttäjäkohtaiset tunnukset

• Salaus ja suojatut yhteydet

• Lokitiedot ja seuranta käyttöoikeuksista

• Säännöllinen tarkastuslistaus tiedon säilytysajoista

Tietosuojaseloste – Rockissa työtä tekevät henkilöt

Rekisterinpitäjä
Tilitoimisto Rock Oy
Fredrikinkatu 55, 00100 Helsinki
myynti@tilitoimistorock.fi
040 7222280 (Katja Koski)

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Tässä rekisterissä käsitellään Tilitoimisto Rockilla työskentelevien henkilöiden tietoja työsuhteen tai muun työskentelysuhteen hoitamiseksi. Rekisteri sisältää tietoja esimerkiksi palkanlaskentaan, työterveyteen ja käyttöoikeuksiin liittyen.

Mitä tietoja rekisterissä käsitellään?

• Etu- ja sukunimi

• Henkilötunnus

• Yhteystiedot

• Työsopimus ja sen ehdot

• Työn alkamispäivä ja mahdollinen päättymispäivä

• Työaikatiedot ja poissaolot

• Palkka- ja verotiedot

• Tilinumero ja ennakonpidätystiedot

• Työterveyshuoltoon liittyvät tiedot

• Käyttöoikeudet ja tunnukset järjestelmiin

• Työntekijän mahdolliset kehityskeskustelut, palautteet ja suoritustiedot

• Työsuhteen päättämiseen liittyvät asiakirjat

Mihin käsittely perustuu?

• Työsopimukseen tai toimeksiantoon

• Työlainsäädäntöön (esim. työsopimuslaki, verotuslainsäädäntö, työterveyshuoltolaki)

• Lakisääteisiin velvoitteisiin (esim. palkkailmoitukset, veroilmoitukset)

• Oikeutettuun etuun (esim. työtehtävien dokumentointi, käyttöoikeushallinta)

Mistä tiedot saadaan?

• Työntekijältä itseltään

• Työsuhteen aikana syntyvistä asiakirjoista

• Työterveyshuollon palveluntarjoajalta (rajoitetusti ja vain lainsäädännön mukaisesti)

• Palkkajärjestelmistä ja työajanseurannasta

• Esihenkilöiltä tai tiiminvetäjiltä

Kenelle tietoja luovutetaan?

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman lakisääteistä velvoitetta. Tietoja voidaan kuitenkin käsitellä seuraavien tahojen järjestelmissä tai palveluissa:

• Palkanlaskentaohjelmistot (esim. Palkka.fi, Visma Payroll)

• Kirjanpitojärjestelmät (esim. Netvisor)

• Työterveyshuollon palveluntarjoaja

• Verohallinto ja viranomaiset

• IT-järjestelmien ylläpitäjät, joilla on tekninen pääsy tietoon

• Pilvipalvelualustat (esim. Microsoft 365, Google Workspace)

Tietoja ei siirretä EU-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojamekanismeja.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

• Työsuhteeseen liittyvät asiakirjat: 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen

• Palkka- ja verotiedot: 10 vuotta (kirjanpitolaki)

• Käyttöoikeustiedot ja kirjautumislokit: säilytetään vain niin kauan kuin tarpeellista

Rekisteröidyn oikeudet

Työntekijällä on oikeus:

• Saada tieto siitä, mitä häntä koskevia tietoja rekisterissä on

• Pyytää virheellisten tietojen oikaisua

• Pyytää tietojen poistamista, mikäli se ei ole ristiriidassa lainsäädännön kanssa

• Vastustaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa

• Saada tietonsa siirretyksi toiseen järjestelmään, mikäli se on teknisesti mahdollista

Pyynnöt osoitetaan: myynti@tilitoimistorock.fi

Henkilötietojen suojaus

• Käyttöoikeudet myönnetään vain työtehtävien perusteella

• Henkilötiedot säilytetään suojatuissa järjestelmissä (esim. Sharepoint, Koho, Palkka.fi)

• Pääsynhallinta ja salasanasuojaukset

• Tietojen käsittelyyn liittyvät ohjeet ja koulutus henkilöstölle

• Henkilötietojen käsittelyä valvotaan

Tietosuojaseloste – Työnhakijarekisteri

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Työnhakijarekisterin tarkoituksena on käsitellä työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessien aikana. Tietoja käsitellään rekrytointien suunnitteluun, hakemusten arviointiin, yhteydenpitoon sekä mahdollisten työ- tai toimeksiantosopimusten valmistelemiseen.

Mitä tietoja rekisterissä käsitellään?

• Etu- ja sukunimi

• Yhteystiedot (puhelin, sähköposti)

• CV ja työhakemus

• Tieto haetusta tehtävästä

• Koulutus ja työhistoria

• Suositukset ja mahdolliset työnäytteet

• Rekrytointiprosessiin liittyvät muistiot ja arvioinnit

• Mahdolliset palkan toiveet ja työn aloitusajankohdat

• Mahdolliset muut työnhakijan itsensä toimittamat tiedot

Mihin käsittely perustuu?

• Työnhakijan suostumukseen (esimerkiksi hakemuksen lähettämisen yhteydessä)

• Oikeutettuun etuun (henkilön soveltuvuuden arviointi, mahdollinen jatkoyhteydenotto tulevia tehtäviä varten)

• Sopimuksen valmisteluun (jos hakija etenee työsopimusvaiheeseen)

Mistä tiedot saadaan?

• Työnhakijalta itseltään (hakemukset, sähköposti, puhelin)

• Julkisista lähteistä (esim. LinkedIn, suositukset työnhakijan pyynnöstä)

• Rekrytointialustoilta, jos käytössä

Kenelle tietoja luovutetaan?

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman työnhakijan nimenomaista suostumusta.

Tietoja voidaan säilyttää tai käsitellä teknisissä järjestelmissä kuten:

• Sähköposti (hakemukset, yhteydenpito)

• Google Drive / Microsoft 365 / Sharepoint (tallennetut dokumentit)

• Mahdollinen rekrytointijärjestelmä tai lomaketyökalu (esim. Typeform)

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

• Tiedot säilytetään enintään 12 kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta, ellei hakija anna suostumusta pidempään säilytykseen

• Jos hakija valitaan tehtävään, tiedot siirretään työtä tekevien rekisteriin ja niitä käsitellään työsuhteen ehtojen mukaisesti

Rekisteröidyn oikeudet

Työnhakijalla on oikeus:

• Saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on tallennettu

• Pyytää tietojen oikaisua tai täydentämistä

• Pyytää tietojen poistamista

• Peruuttaa suostumuksensa

• Pyytää tietojen siirtämistä toiseen järjestelmään

Pyynnöt osoitetaan: myynti@tilitoimistorock.fi

Huomioithan, että joitain tietoja voidaan säilyttää väliaikaisesti työnhaun yhteydenpitotarpeiden vuoksi.

Henkilötietojen suojaus

• Hakemustiedot käsitellään luottamuksellisesti

• Pääsy tietoihin on rajattu vain rekrytointiin osallistuville henkilöille

• Dokumentit säilytetään suojatuissa järjestelmissä ja ne poistetaan määräajan jälkeen

• Käytössä on salasanasuojaus, pääsynhallinta ja rekisterin käsittelyä koskeva ohjeistus

GDPR:n mukaiset tietopyynnöt ja henkilötietojen hallinta

Sinulla on oikeus tehdä itseäsi koskeva tietopyyntö EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Voit pyytää tarkastettavaksi, mitä henkilötietoja meillä sinusta on, ja tarvittaessa pyytää oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Miten teet tietopyynnön

Tietopyynnön tekeminen edellyttää henkilöllisyyden varmentamista. Voit:

• Esittää henkilöllisyystodistuksen henkilökohtaisesti toimipisteessämme, tai

• Toimittaa kopion passista tai henkilökortista suojatulla sähköpostilla

Lähetä tietopyyntö osoitteeseen myynti@tilitoimistorock.fi ja kirjoita otsikoksi “Tietopyyntö”.

Saat meiltä vahvistuksen pyynnön vastaanottamisesta, ja vastaamme siihen viimeistään 30 päivän kuluessa.

Evästeet ja verkkosivun seuranta

Tilitoimisto Rockin verkkosivusto käyttää evästeitä (cookies), jotka ovat pieniä tekstitiedostoja selaimessasi. Ne parantavat käyttäjäkokemusta ja mahdollistavat sivustomme kehittämisen.

Käytämme:

• Välttämättömiä evästeitä, joita tarvitaan sivuston toimivuuteen

• Analytiikkaevästeitä (esim. Google Analytics) palvelun parantamiseksi

• Markkinointievästeitä (esim. Meta Pixel), jos hyväksyt ne

Voit hallita evästeitä selaimesi asetuksista tai muuttaa suostumustasi milloin tahansa. Evästeistä ei voi suoraan tunnistaa yksittäistä henkilöä.

Kiitos, että luotat meihin

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä:

📧 myynti@tilitoimistorock.fi
📍 Tilitoimisto Rock Oy, Fredrikinkatu 55, 00100 Helsinki

Arvostamme luottamustasi ja suhtaudumme henkilötietojen käsittelyyn vakavasti ja vastuullisesti. Päivitämme tietosuojaselosteita säännöllisesti ja tiedotamme muutoksista verkkosivujemme kautta.